Más allá de una obligación legal, llevar una adecuada contabilidad en cualquier tipo de negocio hace más eficiente el trabajo de cada compañía, pues siempre estará claro cuántos fueron los ingresos y egresos, inventarios, cuentas por pagar, entre otros aspectos. Fanny Monsalve, propietaria y CEO de Taxes & Business Resources, LLC explica en detalle la importancia de mantener una contabilidad organizada y comparte algunos consejos para lograrlo.
HCAC: Háblanos sobre TBR Services, LLC y a qué se dedican.
Fanny Monsalve: TBR Services, LLC es una compañía que provee servicios de preparación de impuestos y contabilidades para individuos, pequeñas y medianas compañías, además de ofrecer asesoría para abrir nuevos negocios. Comenzamos porque vimos la necesidad de nuestros clientes de organizar sus registros contables antes de preparar sus impuestos y evitar errores al momento de reportar. Somos miembros de HCAC y este año recibimos el Premio de Miembro Asociado del Año 2014 en los Premios Brilliance.
HCAC: ¿Por qué es importante llevar la contabilidad de un negocio mensual, trimestral o anualmente?
FM: Muchos empresarios de Pymes ven la contabilidad como una obligación legal, pero en realidad es de vital importancia hacer un seguimiento adecuado de todos los registros de la empresa, así se hace más fácil administrar los ingresos, costos, efectivo, inventario, cuentas por cobrar y por pagar. Si en una empresa se maneja la contabilidad con regularidad, pueden ahorrarse tiempo, dinero y podrán tomar decisiones en el momento que necesiten y además se evitarán olvidos que puedan afectar en el futuro la situación financiera de la empresa.
HCAC: ¿Cuáles crees que son las principales fallas de las pequeñas empresas y qué recomiendas para evitarlas?
FM: El mayor error es pensar que la contabilidad es un gasto para la empresa. Tener un registro contable es una inversión que puede ayudar a tomar decisiones cuando hace falta, facilita el identificar de qué manera se puede reducir el ingreso a reportar al final del año y en mi opinión, reduce la posibilidad de que el IRS realice una auditoría. Otro factor que las compañías deben evitar es el uso de dinero en efectivo para pagar a sus proveedores o subcontratistas, porque no es fácil demostrar al IRS de que este egreso realmente fue un gasto de la compañía y al mismo tiempo se corre el riesgo de pagar impuestos sobre este dinero si no se tiene un registro adecuado de estos gastos.
HCAC: ¿Qué puede pasar si un empresario no conoce la realidad financiera de su negocio?
FM: Esto puede causar problemas como pagar más impuestos de lo necesario, pensar que su negocio está teniendo ganancias mientras que en realidad está generando pérdidas, puede provocar perder grandes oportunidades de crecer su negocio, etc. La contabilidad es una herramienta que nos ayuda a tener mejor control de los fondos de la compañía y a tomar mejor provecho del patrimonio de la empresa.
HCAC: ¿Qué es lo que una pequeña compañía nunca debe dejar de hacer respecto a su manejo contable?
FM: Un buen empresario nunca debe desconocer la situación financiera de la empresa, debe mantener los registros contables al día, debe reportar a tiempo al IRS los impuestos sobre los ingresos y los impuestos de la nómina, para así evitar un costo extra a la empresa. También debe tener un buen manejo de sus ingresos para poder cumplir a tiempo con todas las responsabilidades y costos de la empresa.
HCAC: ¿Cuáles son las penalidades que una compañía puede enfrentar si no hace las cosas bien?
FM: Si no se reporta correctamente, las sanciones pueden variar de acuerdo a la situación. En general, si es un ingreso que se deja de reportar en los libros, el gobierno asignará un porcentaje de acuerdo al estatus de la compañía y al tiempo que haya pasado sin que dicho ingreso sea reportado.
HCAC: ¿Qué consejos le daría a un negocio pequeño que empieza a crecer?
FM: La recomendación más importante que le puedo dar al dueño de una empresa que esté empezando o que ya esté constituido es que lleven un buen registro de sus ingresos y gastos, que vean la contabilidad como una necesidad no como un gasto; y por último que tengan muy buena comunicación con el contador para evitar cualquier discrepancia en los registros contables.
También sugiero que el manejo de las finanzas de la empresa debe hacerse teniendo en cuenta una posible auditoría del IRS, que se aseguren de tener las pruebas necesarias para responder si esto sucede y sobretodo que se asesoren de un buen profesional contable.
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