La temporada de declaración de impuestos que cerró el pasado 15 de abril, dejó como siempre ocurre, muchas enseñanzas y cosas por mejorar por parte de los contratistas latinos.
El momento de declaración de impuestos es importante tanto para las personas como para las empresas, pues el no hacerlo de la manera adecuada y con la asesoría correcta, conduciría a conflictos con el IRS (Servicio de Rentas e Impuestos), situación que podría generar penalidades e intereses.
A continuación describimos cuatro áreas en las que los contratistas latinos deben trabajar para llegar a generar un reporte tributario adecuado y continuar en
el camino del progreso y crecimiento empresarial.
Mala organización de su contabilidad y sus finanzas
Muchos contratistas latinos no lograron cumplir con sus impuestos a tiempo debido a la falta de organización financiera.
Muchas personas quieren generar su propia facturación, contabilidad, pagos, etc., para tratar de ahorrarle gastos a la compañía e invierten tiempo en estas tareas que consumen bastante tiempo debido a la falta de experiencia. Ese tiempo podría ser invertido en conseguir más clientes, ser más eficientes (terminar los proyectos más rápido), y, por qué no, dedicarle más tiempo a sus familias.
Desafortunadamente, los efectos de este error pueden ser perjudiciales para los contratistas, pues el atrasarse con los impuestos y pagos al gobierno puede generar problemas a la compañía como auditorías, penalidades o intereses a la compañía.
¿La solución? Delegue la gestión financiera y contable en un experto que pueda liberarle carga de trabajo y asegúrese de que todos sus números y registros contables estén al día.
Desconocimiento de la diferencia entre un empleado y un subcontratista.
Trabajar contratando empleados o subcontratistas son dos cosas completamente diferentes, algunos contratistas por falta de conocimiento, tiempo o quizás organización a la hora de recolectar los documentos necesarios durante la contratación de personal, terminaron pagando impuestos sobre las cantidades que pagaron a terceros por servicios prestados.
Al no tener información para generar las formas 1099 Misc, no habrán suficientes pruebas para demostrar al gobierno los pagos realizados a los subcontratistas.
¿La solución? Asegúrese de tener un registro actualizado del personal donde se indique quiénes están trabajando como empleados y quienes como contratistas. A aquellos que trabajen como contratistas, solicíteles la forma W9 correctamente diligenciada, aquellos que trabajen como empleados, solicíteles la forma W4, estos documentos se deben colectar antes de comenzar a pagar sus honorarios, posteriormente entregue esta información a su asesor contable en el menor tiempo posible.
No hacer pagos estimados
Los pagos estimados, como su nombre lo indica, son pagos anticipados que se hacen al IRS por cada trimestre con base en proyecciones del ingreso que una empresa obtiene durante cada período.
Lamentablemente, el hacer pagos estimados no es una práctica muy común entre los contratistas latinos de construcción. Muchos empresarios se hacen distribuciones de las ganancias generadas en el transcurso del año sin tener en cuenta que nadie está pagando los impuestos generados por dicha ganancia.
Como resultado, al final del año no sólo deben pagar el impuesto correspondiente sino también penalidades por no haber pagado a tiempo, puesto que el IRS espera recibir los pagos de los impuestos trimestralmente.
¿La solución? Hable con su contador y pídale un estimado de los pagos que debe hacer al IRS con base en la proyección de ingresos que tendrá en cada periodo, o realice sus pagos trimestrales en base a los impuestos que se pagaron en el año anterior.
No enviar a tiempo las formas W2 y 1099 Misc a empleados y contratistas
La fecha límite de envío de dichas formas es el 31 de Enero de cada año. La mayoría de los dueños de negocio desconocen que además de existir una fecha límite para los impuestos de la compañía, también hay una fecha límite para enviar las formas W2 y 1099 Misc a sus trabajadores.
Muchos contratistas latinos generan las formas en el momento de hacer su declaración de impuestos, lo cual perjudica a sus trabajadores, dado que ellos también tienen una fecha límite para presentar sus impuestos. Cabe resaltar que el IRS también espera recibir las formas a tiempo para evitar penalidades.
¿La solución? Hable con su asesor(a) contable y asegúrese de que él o ella esté enviando estos documentos a tiempo para evitar perjudicar a quienes trabajan para su compañía.
Esto es todo por hoy. Esperamos que esta información sea de ayuda para una futura declaración de impuestos. Si quiere contactarse conmigo no dude en escribirme a This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .
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*Fanny Monsalve es la Presidenta y CEO de Tax and Business Resources, |
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